◆製品概要◆

 現在、企業の来客の受付は、お客様による入門書の記入、受付による訪問先への電話確認、そして会議室などへの誘導などの手続きが一般的です。しかし、こ れらの手続きは少なからず時間を要してしまうため、多くのお客様が集中する時間帯には受付業務がオーバーフローしてしまうなどの問題をかかえています。ま た、近年ではお客様へのサービスの向上とともに、情報漏えい対策など、セキュリティも重要な課題となってきました。
 来客管理受付システム「なっちゃん3」は、上記背景をベースにインターネットのインフラを有効に利用して、社員サイドにおけるWebによる来客予約と来 客ログ閲覧、そして受付サイドにおける来客情報の参照と名札プリント、およびバーコードリーダーによる退社チェックを提供します。これらの連携により受付 業務をよりスムーズなものとし、お客様へのサービスの向上とともに、ご予約のないお客様のチェックや来客ログによる来客管理などのセキュリティも向上させ ることができます。

◆製品構成◆

 「なっちゃん3」のシステム構成は、「受付サイト」、「社員サイト」、「サーバーサイト」の3つのサイトにより構成されます。
 「受付サイト」には、受付PC、名札プリント用ラベルプリンタを配置し、専用アプリケーションの「来客受付ソフトウェア」を動作させます。「社員サイ ト」では、インターネットブラウザ(Internet Explorer)により、「来客予約、来客ログ閲覧Webページ」をご利用いただきます。「サーバーサイト」には、サーバーPCを置き、「Webサー バー/DBシステム」を稼動させます。
 そして、これらのサイト間の通信はすべてインターネットを利用します。
 本システムが、お客様への受付対応のサービス向上と共に、紙ベースで行っていた来客情報を管理することにより、受付業務をスムーズにするお手伝いを致し ます。

◆主な機能◆
  • 受付サイト(有人用)※マーク付加項目は無人版でもご利用頂ける機能となり ます。   
    • 多彩な検索、抽出条件機能
      来客情報一覧より抽出表示を行うことが可能です。
      来客者状況(来社前、来社済み、退社済み)、来客クラス(任意の値)、ご案内先、使用会議室、受付名、車両証発行者、車両来客予定者、重要来客者データ、 名札発行なしの方、当日記入による抽出が可能。
      検索ワードによる検索も可能ですので、該当する情報を少しでも早く見つけ出すサポートをします。
      リセット機能もついているので、手早く初期表示状態に戻すことも可能です。   
    • 一目で把握!来客情報一覧
      来客状況による文字色分け、グループ毎の背景色交互表示、重要来客アイコン表示、車両来客予定アイコン表示、現在時刻以降予約表示など、来客情報一覧をよ り見易くするために様々な工夫を凝らしました。よりスムーズな来客対応を行えます。
    • 名札(※)、車両証印刷
      来客時に、お客様の情報の掲載された名札を印刷することができます。グループ一括にもお一人にも対応。
      車両証も発行することができます。
    • バーコードリーダーによる退社記 録(※)
      お客様の退社時刻を、名札に印刷されたバーコードをバーコードリーダーから読み込むことにより自動記録することができます。(退社スタンプボタンより手動 で記録することも可能です。)
    • 来客者数の把握
      ログインした場所にて受付対応を行ったお客様数(グループ数、個人数)を表示します。また、抽出、検索機能を使用した際には、その条件にあったお客様数も 表示することができ、来客者数を把握することができます。
    • 社員検索機能
      社員名(部分一致)や部署情報から、社員情報を検索することができます。予約のないお客様にも担当社員との
      確認がスムーズに行えることで、対応時間の短縮効果が得られます。
    • 来客カードチェック機能
      管理サイトに手持ちの来客カード(ICカード)の券面番号を登録しておけば、名札印刷の際に来客カード情報が印字されます。印字された番号の来客カードを 配布することにより、お客様の来社・退社と使用している来客カードを同期することができ、同時に管理することが可能です。お客様が退社されますと、来客 カードは自動的に未使用状態に戻ります。      
  • 受付サイト(無人用)   
    • シンプルな操作画面
      ユーザーインターフェースをシンプルにすることで、お客様に負担を掛けずに直感的に操作して頂けます。
    • 暗証番号(お客様番号)による制 御
      あらかじめお客様にお知らせする暗証番号(パス番号)を記入しなければお客様の予約情報の閲覧ができない仕様となっており安心です。
  • 社員サイト
    • 簡易入力機能(入力履歴)
      来客予約取得の際、入力の負担を軽減する為の機能も満載です。例えば入力履歴を保持しているため、一度入力を行ったお客様情報は、こちらを使用して入力を 行えます。また、お客様のお名前入力時には自動ふりがな機能によりふりがなが自動入力され、入力項目を少なくしております。
    • 定期予約機能
      来客予約を定期予約にて取得することができます。定期予約のパターンは、毎日・毎週と曜日・毎月と第何週の豊富な組み合わせから自由に設定できるため、と ても便利です。
    • 一時保存機能
      来客予約取得の際、一時保存を行うことができます。受付側には反映されないため、仮予約の際に便利な機能です。
    • 来客ログ閲覧
      来客ログ閲覧により、過去の来客情報を閲覧することができます。
      抽出条件には、抽出開始日、終了日、会社名、来客社名、件名を設定することができます。
    • メール配信機能
      予約の取得・変更時、お客様の来社・退社時にメールを配信することができます。
  • 管理サイト
    • マスタ情報の登録・変更・削除
      管理サイトでは、「部署データ」「社員データ」「件名データ」「来客クラスデータ」「ゾーンデータ」「施設データ」「ステーションデータ」、「受付デー タ」、「来客データ」情報の登録・変更・削除を行います。
    • インポート・エクスポート機能
      マスタ情報のインポート・エクスポート機能により、登録作業の負担を減らします。
    • 来客者データ管理
      来客者のデータを一括閲覧可能です。編集ログも残るため安心です。
    • インポート・エクスポート機能
      マスタ情報のインポート・エクスポート機能により、登録作業の負担を減らします。
    • メッセージログデータ
      システムへのログイン情報や、受付システムからの新規予約などのログからシステムのエラー情報まで内容を確認することが可能です。

◆必要システムおよび動作環境◆

来客受付PC(受付サイト) Windows XP
来客予約、来客ログ閲覧Webブラウザ(社員サイド) Internet Explorer 6.0 以上/Windows XP
WebサーバーPC(サーバーサイト) Windows Server 2003 SP1 Standard Edition
DBシステム(サーバーサイト) MSDE(Microsoft Desktop Engine)

◆製品に関するお問い合わせ◆

販売店:ビス株式会社
 所在地:川崎市川崎区渡田2-20-3
 担当:宮下
 電話番号:080-3602-9035 
 E-Mail info@biss.co.jp